Орчин үед цахим шуудан буюу и-мэйл нь бизнесийн харилцааны гол хэрэгсэл болоод буй. Оффис мэргэжилтнүүдийн 64 хувьд нь и-мэйл бичихэд ямар нэг асуудал тулгардгийг судалгаагаар тогтоожээ. Өөрөөр хэлбэл, муу и-мэйл нь бүтэлгүйтэл дагуулдаг аж. Сайн захидал бичих энгийн дүрмүүд бий. Та ч бас сураад хэрэгжүүлээрэй.

Фонт

Монгол компанитай харилцаж буй бол заавал крилл үсгээр бичнэ. Ихэвчлэн Aial Mon, Times New Roman зэргийн аль нэг нь тохиромжтой байдаг.

Гарчиг

Захидлын утга, агуулга гарчигнаас тодорхой байх ёстой. Дутуу дулимаг гарчгаасаа болж өдөрт хэчнээн зуун и-мэйл хогийн сав руу шилждэгийг мэдэх аргагүй.

Мэндчилгээ

Таны захидлыг хүлээн авагч өдрийн аль цагт нээж үзэхийг таашгүй тул "Өглөөний мэнд, Өдрийн мэнд" гэхчлэн хугацаа заахаас зайлсхийгээрэй. Харин “Сайн байна уу” гэсэн ерөнхий мэндчилгээ зохимжтой.

Эхлэл

Энэ хэсэгт яагаад цахим шуудан илгээх болсон шалтгаанаа болон ямар газрын, юу хийдэг, хэн гэдэг хүн бичиж буйгаа тодорхой дурдана. Мөн өмнө нь харилцаж байсан бол сануулах мэдээллийг нэмэлтээр оруулна. Жишээ нь: Өнгөрөгч хоёрдугаар сарын 10-ны өдөр “”Blue Sky” таувэрт танай байгууллагаас зохион байгуулсан “Ирээдүйдээ хөрөнгө оруулъя” арга хэмжээнд илтгэл тавьж оролцсон “АРД” санхүүгийн нэгдлийн эдийн засагч Т.Бат байна” гэх мэтээр

Эх бие

Энэ хэсэгт гол санаагаа илэрхийлнэ. Жишээ нь, хамтарсан төсөл эхлүүлэх хүсэлтэй байгаа бол "Төслийн нэр”, эхлүүлэх хугацаа, хэрэгжүүлэх арга зам, хөрөнгө санхүүжилт, талуудын оролцоо, төсөв, цалинг хүртэл нарийн тусгаарай.

Төгсгөл

Төгсгөлд нь тухайн хүнээс яг юу хүсэж байгаагаа тодорхой бичнэ. И-мэйлийг хэзээ ч нээлттэй асуултаар төгсгөж болохгүй. Тухайлбал, ажлын санал сонирхож байгаа хүнд тэдний өдөр гэхэд и-мэйлээр хариу өгнө үү гэхчлэн. Юу хүсэж байгаагаа бичихээс гадна хугацаагаа бас зааж өгөх хэрэгтэй. Ингээд төгсгөлд нь Хүндэтгэсэн, .......... гээд нэрээ бичихийн хамт холбоо барих мэдээллээ оруулахаа мартуузай.

Амжилт хүсье.